Questo articolo è una libera traduzione di How to communicate with user when your app or site crashes, di Ryan Matzner pubblicato su Mashable.com. Ci è sembrato interessante proporvelo anche in italiano. La versione originale la trovate qui.
Da Facebook a Google, passando per Blackberry e arrivando fino alla più piccola delle start up, tutti hanno avuto a che fare con downtime, crash, bug e così via. Il punto è come gestire il downtime.
Ci sono due fronti da gestire: la comunicazione in-app e il community management. Ecco alcune best practices.
comunicazione in-app
Gli utenti amano le app. E quando una ha un problema, molti di loro desiderano fare la propria parte per risolvere le cose. Ecco perché è fondamentale rendere l’operazione più facile possibile.

Ogni app dovrebbe avere una sezione “about” o “help” con le istruzioni per connettersi. Può essere un form o un semplice invito a mandare una mail a support@nomeapp.com.
Si dovrebbe inserire l’indirizzo mail in questione – o l’url della sezione help -anche nella descrizione sull’app store e incoraggiare il feedback degli utenti. Questo fiornisce anche una valida alternativa alla sezione “rating” nella quale dare voce alle proprie “lamentele”.
Notifiche in-app

Anche se costa un po’ di lavoro in più in fase di sviluppo, non c’è modo migliore per mandare una notifica agli utenti se non quello di utilizzare una di tipo push. Un ottimo sistema per notificare anche che c’è qualcosa che intralcia il funzionamento dell’app. Per esempio, Foursquare ha costruito un sistema proprietario di alert che notifica agli utenti anche quando l’app non funziona semplicemente per mancanza di segnale o perché sono state disattivate le autorizzazioni alla geolocalizzazione tramite GPS.
Community Management
I canali di comunicazione in-app sono strategici, ma tendono ad essere a senso unico e un po’ insoddisfacenti per gli utenti. I vostri fan più “devoti” vogliono solitamente una speigazione chiara dei downtime e dei bug. I “power-user” vogliono parlarne con voi, non solo ricevere un alert.
Assicuratevi che la sezione “Help” sia facile da trovare sul vostro sito e includete i link a tutte le altre piattaforme sulle quali offrite supporto, come ad esempio Twitter o il vostro blog.
“Coccolate” i vostri power-user
I vostri super – user (quelli che usano la vostra app in continuazione e forse ne sono anche dipendenti) sono i vostri occhi e le vostre orecchie in prima linea. Di solito sono tra i primi ad evidenziare i bug, i crash e altri problemi. Potrebbero sembrare un po’ petulanti e fare un po’ troppe richieste, ma non trattate il loro amore per la vostra app alla leggera.
Quando vi mandano una mail, rispondete velocemente e personalmente. Se notano un piccolo bug, penseranno che valga la pena farvelo notare, sapendo che a rispondere sarà una persona in carne e ossa.
Usate i social network
Usate il profilo twitter per trasmettere agli altri cosa sta succedendo alla vostra app. I vostri tweet dovrebbero includere una piccola spiegazione del problema e un link al vostro blog, nel quale postare la spiegazione completa della questione.
Sistemi di customer support
Quando ricevete 5 o 10 email al giorno, frequenza tipica per un’app sviluppata da una piccola startup, basta poco più di un filtro su Gmail. Ma quando il numero di mail comincia ad aumentare, avrete bisogno di un sistema di supporto “ticket-based” Foursquare usa Zendesk, ma sono molto popolari anche Get Satisfaction e HappyFox.
Video
I blog, i tweet e gli avvisi via mail vanno bene, ma un video autentico che ha il CEO come protagonista è un ottimo modo per scusarsi del downtime o di seri bug nell’applicazione . Tradizionalmente i video sono usati per scusarsi di situazioni molto gravi, come il recente “blackout” dei Blackberry.
Raccontate la storia, tutta quanta
I vostri utenti hanno a cuore il vostro prodotto. E un certo tipo di utenti ancora di più. Per quei famosi super-user, è utile che voi scriviate una nota dettagliata di cosa è andato storto, di come avete risolto la cosa e di cosa state facendo affinché il bug non si ripresenti nuovamente. Una tale trasparenza sarò non solo apprezzata, ma vi consentirà di rafforzare la fiducia che i vostri utenti ripongono in voi.
Usate personaggi”carini”

Va di moda tra le startup del settore tech avere dei personaggi carini che comunicano il downtime agli utenti. La balena di Twitter – la famosa Fail Whale – ha ispirato magliette e costumi da Halloween (e non solo). Secondo Chrysanthe Tenentes, community manager di Foursquare, l’azienda ha creato la principessina piangente come parte di una strategia prioritaria volta a comunicare meglio.
Fornite notizie in real time
Se avete moti utenti che utilizzano il vostro servizio, può essere appropriato aprire un account di twitter e un blog che diano copertura sullo stato dei server h24. Molti servizi usano sottodomini come status.nomeapp.com a questo scopo. Ma quando accade qualcosa di più grosso, è importante parlare della cosa sul vostro blog principale, per consentire a più utenti possibili di venirne a conoscenza.